Coordinator Admin

Description

Who We Are:   

Integrated Power Services (IPS) is the leading North American solution provider for power management, electro-mechanical and rotating assets. Serving customers across a wide range of industries, including power generation, utilities, water and wastewater, petrochemicals, air separation, oil & gas, metals, mining, paper, aggregates, and cement.  

IPS defines world-class electric motor and generator repair, and Power Management every day. When you work for IPS, you can learn from industry experts and discover your potential while being part of a winning team committed to upholding our core values: Safety, Integrity, Teamwork, Accountability, Customer Focus, Entrepreneurial Spirit.  

Les Services intégrés de puissance (IPS) sont le principal fournisseur de solutions en Amérique du Nord pour la gestion de l'énergie, les actifs électromécaniques et rotatifs. Desservant des clients dans divers secteurs, notamment la production d'énergie, les services publics, l'eau et les eaux usées, la pétrochimie, la séparation de l'air, le pétrole et le gaz, les métaux, l'exploitation minière, le papier, les agrégats et le ciment.  

IPS définit chaque jour la réparation de moteurs électriques et de générateurs de classe mondiale, ainsi que la gestion de l'énergie. Lorsque vous travaillez pour IPS, vous pouvez apprendre auprès d'experts de l'industrie et découvrir votre potentiel tout en faisant partie d'une équipe gagnante engagée à respecter nos valeurs fondamentales : Sécurité, Intégrité, Travail d'équipe, Responsabilité, Orientation client, Esprit d'entreprise. 

Responsabilités clés et attentes : 

Le(la) Coordonneur(trice), Administration fournira une assistance globale et un soutien administratif aux installations de Beloeil. 

• Facturer les travaux, les comptes débiteurs et les comptes créditeurs
•  S'assurer que les horaires des employés sont exacts et les soumettre à la paie
• Répondre et transférer les appels entrants de l'installation
• Accueillir les clients, les entrepreneurs et les fournisseurs tiers
• Gérer l'agenda de la salle de conférence avec les parties internes et externes en utilisant plusieurs calendriers
• Coordonner les réunions d'affaires sur place et à l'extérieur (peut inclure : réservations d'hôtels/salles de conférence, hébergement, transport, envoi de demandes de réunion, création d'ordres du jour, commande de nourriture pour les repas et les pauses
•  Être responsable de la commande de fournitures et du traitement en temps opportun des transactions par carte d'achat et des rapports de dépenses conformément aux directives établies
• Fournir un soutien administratif en générant des documents, des présentations et des feuilles de calcul si nécessaire
• Maintenir des dossiers opérationnels, des organigrammes, des listes de distribution et des répertoires d'employés
• Mettre à jour et publier divers indicateurs d'usine, tels que des tableaux de bord
• Collaborer avec l'équipe du service comptable, à la fin du mois, du trimestre et de l'année. (Analyses diverses, rapports)
• Être responsable de l'émission de documents d’expédition, de douanes ou autres aux clients
• Maintenir et/ou exploiter diverses bases de données et systèmes informatiques internes
• Offrir un support administratif aux services de la santé, de la sécurité et de l'environnement, de la qualité et de l'exploitation
• Traduire des documents simples du français à l’anglais et de l’anglais au français
• Collaborer avec les ressources humaines, rédiger des lettres et des mémos
• Assister le directeur général
• Effectuer toutes autres tâches requises

Qualifications et compétences: 

• Diplôme d'un collège (ou diplôme d'études secondaires / GED) avec un minimum de 5 ans d'expérience professionnelle)
• Minimum de 5 ans d'expérience de travail dans un environnement de bureau
• Maîtrise des langues française et anglaise (parlées et écrites)
• Connaissance de tous les équipements de bureau de base requis
• Fortes compétences en organisation et en efficacité
• Aptitudes de communication claires, concises et articulées - à l'oral, à l'écrit et à l'écoute
• Esprit d'équipe - capable d'assumer des tâches assignées de manière ad hoc
• Capacité à faire preuve de discrétion avec des informations sensibles
• Capacité à interagir efficacement avec tous les niveaux d'employés ainsi qu'avec des clients externes
• Excellentes compétences en relations interpersonnelles, en travail d'équipe et en service client
• Fortes compétences en multitâche et capacité à gérer des priorités concurrentes dans des délais serrés avec souci du détail.

IPS s'engage à offrir l'égalité des chances en matière d'emploi, quelles que soient la race, la couleur, l'ascendance, la religion, le sexe, l'origine nationale, l'orientation sexuelle, l'âge, la citoyenneté, l'état matrimonial, l'invalidité ou le statut de vétéran. 

Toute offre d'emploi est subordonnée à la réussite d'une enquête de sécurité  

Who We Are:   

Integrated Power Services (IPS) is the leading North American solution provider for power management, electro-mechanical and rotating assets. Serving customers across a wide range of industries, including power generation, utilities, water and wastewater, petrochemicals, air separation, oil & gas, metals, mining, paper, aggregates, and cement.  

IPS defines world-class electric motor and generator repair, and Power Management every day. When you work for IPS, you can learn from industry experts and discover your potential while being part of a winning team committed to upholding our core values: Safety, Integrity, Teamwork, Accountability, Customer Focus, Entrepreneurial Spirit.  

Key Responsibilities and Expectations:   

The Coordinator, Administration will provide overall assistance and support to the Beloeil facility. Responsibilities include: 

• Invoice jobs, accounts receivable, accounts payable
• Ensure employee time is accurate and submit to payroll
• Answer and transfer incoming facility calls
• Greet customers, contractors and third party vendors
• Manage Conference Room schedule with internal and external parties utilizing multiple calendars
• Coordinate onsite and offsite business meetings and special events (may include: hotel/conference room reservations, lodging, transportation, sending out meeting requests, creating agendas, ordering food for meals and breaks)
• Order supplies and ensure timely processing of purchasing card transactions and expense reports in accordance with established policy guideline
• Provide administrative support by generating documents, presentations and spreadsheets as necessary
• Maintain operational documents, organization charts, distribution lists and employee directories
• Update and publish various plant metrics, i.e. dashboards
• Collaborates with the accounting department team, at month-end, quarter-end and year-end. (Various analyses, reports)
• Issue bills of lading to customers and other shipping & Customs Documents
• Maintain and/or operate various databases and internal computer systems
• Translate simple documents from French to English and English to French
• Collaborate closely with the coordinators of HSE, quality and operations
• Collaborate with human resources, write letters & Memos
• Assist the General Manager
• Perform any other required duties

Qualifications and Competencies: 

• Degree from an accredited college (or High School Diploma / GED) with a minimum of 5 years of work experience)
• Minimum of 5 years of experience working in office environment
• Fluent in French & English languages (spoken & written)
• Knowledge of all basic office equipment required
• Strong organization and efficiency skills
• Clear, concise and articulate communication skills - verbal, written and listening
• Team player - able to take on adhoc assigned tasks
• Ability to use discretion with sensitive information
• Ability to interact effectively with all levels of employees as well as external clients
• Excellent interpersonal, teamwork and customer service skills
• Strong multi-tasking skills and able to handle competing priorities under tight deadlines with attention to detail.

IPS is committed to equal employment opportunity regardless of race, color, ancestry, religion, sex, national origin, sexual orientation, age, citizenship, marital status, disability, or veteran status. 

Any offer of employment is contingent upon the successful completion of a background investigation. As a federal contractor, our company is committed to maintaining a safe and drug-free workplace. Candidates for this position are required to complete a pre-employment drug screen successfully. The drug screening process will include testing for substances that may impair one's ability to perform the job safely and effectively. 

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