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Human Resources Operations Specialist (Payroll & Benefits)

Location: Quebec, Canada
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Description

Titre du poste : Spécialiste des opérations RH - Canada (Paie et avantages sociaux)

 

Localisation : Québec

Type de poste : Temps plein

 

Qui nous sommes:

IPS a ouvert ses portes en 2007 pour devenir le premier fournisseur de services de l'industrie, offrant des solutions électromécaniques et de gestion de l'énergie de source unique pour améliorer la fiabilité des infrastructures critiques. Aujourd'hui, IPS dispose du plus grand réseau de sites de reconditionnement, de centres de distribution et de bureaux de service sur le terrain en Amérique du Nord et au Royaume-Uni, desservant plus de 30 000 clients dans une large gamme d'utilisations finales, y compris la production d'énergie, les services publics, l'eau et les eaux usées, la pétrochimie, la séparation de l'air, le pétrole et le gaz, les métaux, les mines, le papier, les agrégats, le ciment, les hôpitaux, les universités, les bâtiments commerciaux et les centres de données.

IPS offre d'excellentes possibilités d'évolution de carrière et développe son personnel talentueux pour répondre à la demande croissante. En rejoignant l'IPS, vous apprendrez auprès d'experts du secteur et découvrirez votre potentiel tout en faisant partie d'une équipe attachée à nos valeurs communes : Sécurité, Intégrité, Travail d'équipe, Responsabilité, Orientation client et Esprit d'entreprise.

Résumé du poste : Le spécialiste des opérations RH supervisera l'administration de la paie et des avantages sociaux, gérera les demandes d'indemnisation des accidents du travail et d'invalidité, veillera au respect des lois fédérales et provinciales en matière de bien-être et organisera des séances de formation à l'intention des gestionnaires. Ce poste exige une connaissance approfondie des lois canadiennes sur la paie et les avantages sociaux, des réglementations fiscales et la capacité de traiter des questions sensibles avec confidentialité et professionnalisme.

 

Principales responsabilités :

  • Préparer, vérifier et traiter tous les paiements liés à la paie des employés, y compris les salaires réguliers, les prestations sociales et les paiements spéciaux tels que les primes et les indemnités de vacances.
  • Gérer les salaires hebdomadaires (syndiqués) et bihebdomadaires (non-syndiqués) et fournir les rapports de salaires nécessaires.
  • S'assurer que les employés sont imposés dans la bonne province et gérer les paiements spéciaux conformément à la réglementation.
  • Travailler en coordination avec le siège à l'élaboration ou à la mise en œuvre de politiques, de procédures et de processus en matière de paie.
  • Comprendre et gérer les exigences provinciales en matière d'indemnisation des accidents du travail, de congés et d'invalidité.
  • Administrer, traiter, coordonner et gérer toutes les demandes de prestations d'invalidité (ICD, ILD), en veillant au respect des lois applicables.
  • Contester et déposer les demandes de remboursement auprès des provinces.
  • Maintenir la confidentialité tout en gérant les demandes d'indemnisation et coordonner le retour à l'emploi avec les HRBP et les managers.
  • Tenir les HRBP informés de l'évolution des demandes.
  • Comprendre les lois fédérales et provinciales sur la santé et le bien-être et former les gestionnaires à leurs obligations.
  • Coordonner les initiatives en matière de bien-être avec les compagnies d'assurance et le programme d'aide aux employés (PAE).
  • Il intègre les nouveaux employés dans le système de paie et de prestations, gère les événements de la vie admissibles et coordonne le remplissage des formulaires avec le siège et les compagnies d'assurance.
  • S'assurer que les employés sont inscrits au programme d'avantages sociaux et apporter des modifications aux inscriptions actives.
  • Aider le siège à répondre aux questions relatives aux prestations et veiller au respect du programme d'épargne-retraite et de prestations définies.
  • Organiser des sessions d'intégration pour les nouveaux employés sur la paie et les avantages sociaux pour le Canada.
  • Aider les employés canadiens à répondre aux questions relatives à la paie et aux avantages sociaux.
  • Maintenir la conformité avec les entités provinciales et fédérales en ce qui concerne les paiements et l'emploi.
  • Évaluer et recommander des mises à jour des résumés des prestations, des documents d'inscription et des documents de communication continue en anglais et en CA-FR.
  • Examine les mises à jour hebdomadaires de l'éligibilité et traite toutes les nouvelles inscriptions, les modifications et les résiliations dans les portails de l'assureur et du fournisseur.
  • Responsable de la réconciliation des comptes de facturation afin que les primes mensuelles exactes soient payées aux compagnies d'assurance.
  • Assister la HRBP et le directeur des ressources humaines dans le cadre de projets spéciaux liés à la paie et aux avantages sociaux.

 

Qualifications :

  • Solide connaissance du droit du travail, du droit fiscal et des procédures de paie en vigueur au Canada.
  • Capacité à gérer les paiements spéciaux, les indemnités d'accident du travail, les indemnités de licenciement et les saisies-arrêts.
  • Bilingue (français et anglais)
  • Excellentes compétences en matière d'organisation et de communication
  • Capacité à gérer des informations sensibles dans la plus grande confidentialité.
  • PCP préféré

 

Who We Are:  

IPS opened its doors in 2007 to become the industry's leading service provider, offering single-source electromechanical and power management solutions to enhance the reliability of critical infrastructure. Today, IPS has the industry's largest network of remanufacturing locations, distribution centers, and field service offices across North America and the United Kingdom, serving over 30,000 customer locations across a wide range of end uses, including power generation, utilities, water and wastewater, petrochemicals, air separation, oil and gas, metals, mining, paper, aggregates, cement, hospitals, universities, commercial buildings, and data centers.

IPS offers excellent career growth opportunities and is expanding its talented workforce to meet rising demand. By joining IPS, you'll learn from industry experts and discover your potential while being part of a team committed to our shared values: Safety, Integrity, Teamwork, Accountability, Customer Focus, and Entrepreneurial Spirit.

Responsibilities and Expectations: 

The HR Operations Specialist will oversee payroll and benefits administration, manage worker compensation and disability claims, ensure compliance with federal and provincial wellness laws, and conduct training sessions for managers. This role requires a deep understanding of Canadian payroll and benefit laws, fiscal regulations, and the ability to handle sensitive matters with confidentiality and professionalism.

  • Prepare, verify and process all employee payroll related payments, including regular pay, benefit payments, and special payments such as bonuses and vacation pay.
  • Manage weekly (union) and bi-weekly (non-union) payroll and provide payroll reports as required.
  • Ensure employees are taxed in the correct province and manage special payments in compliance with regulations.
  • Work in coordination with HQ in the development or implementation of payroll policies, procedures and processes.
  • Understand and manage provincial requirements for worker compensation claims, leave of absences and disabilities.
  • Administer, process, coordinate and manage all disability claims (STD, LTD), ensuring compliance with applicable laws.
  • Contest and file reimbursement claims with provinces.
  • Maintain confidentiality while managing claims and coordinate return-to-work onboarding with HRBPs and managers.
  • Keep HRBPs informed on the progression of claims.
  • Understand federal and provincial laws on health/wellness and train managers on their obligations.
  • Coordinate wellness initiatives with insurance companies and the Employee Assistance Program (EAP).
  • On-board new employees on payroll and benefits, manages qualifying life events, and coordinate form completion with HQ and carriers.
  • Ensure employees are enrolled in the benefits program and make modifications to active enrollments.
  • Assist HQ with benefit-related queries and ensure compliance with the Retirement Savings and Defined Benefit program.
  • Conduct on-boarding sessions for new employees on payroll and benefits for Canada.
  • Assist Canadian employees with questions regarding payroll and benefits.
  • Maintain compliance with provincial and federal entities concerning payments and employment.
  • Evaluate and recommend updates to benefit summaries, enrollment materials and ongoing communication materials in English and CA-FR.
  • Reviews weekly eligibility updates and processes all new enrollments, changes, and terminations in carrier and vendor portals.
  • Responsible for reconciliation of billing accounts so that accurate monthly premiums are paid to insurance carriers.
  • Assist the HRBP and HR Director with special projects related to payroll and benefits.

Qualifications and Competencies: 

  • Strong knowledge of Canadian labor laws, fiscal laws, and payroll processes.
  • Ability to handle special payments, worker's compensation pay, severance pay, and garnishments.
  • Bilingual (French and English)
  • Excellent organizational and communication skills
  • Ability to manage sensitive information with the utmost confidentiality.
  • PCP preferred

Benefits:  

  • Paid Time Off (PTO)
  • 401k Employer Match
  • Bonus Incentives 
  • Tuition Reimbursement Program 
  • Medical, Dental and Vision plans
  • Employee Assistance Program (EAP) 
  • And more!

IPS is committed to equal employment opportunity regardless of race, color, ancestry, religion, sex, national origin, sexual orientation, age, citizenship, marital status, disability, or veteran status.

Any offer of employment is contingent upon the successful completion of a background investigation. As a federal contractor, our company is committed to maintaining a safe and drug-free workplace. Candidates for this position are required to complete a pre-employment drug screen successfully. The drug screening process will include testing for substances that may impair one's ability to perform the job safely and effectively.

 

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Special Accommodations: If you require assistance or accommodation while seeking employment with IPS, please contact us at [email protected]. Please note that this email is to be used for accommodation requests, not general employment inquiries.

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